La délégation 13

Dans chaque département, l'Association France Patchwork dispose d'une antenne (délégation), sorte de trait d'union entre le Conseil d'Administration et les adhérentes du département. Cette délégation fonctionne grâce à un bureau composé d'une équipe de trois personnes minimum que sont la déléguée, la secrétaire et la trésorière. Mais ce nombre n'est pas figé, et d'autres personnes peuvent venir grossir l'équipe et prendre à leur charge des responsabilités telles que la rédaction du journal, la mise à jour du site Internet, l'organisation des rencontres, concours, expositions, voyages, la tenue d'une bibliothèque éventuellement … Les bonnes volontés seront toujours accueillies à bras ouverts.

 

LA DELEGUEE

Après avoir posé sa candidature, elle a été nommée par le Conseil d'Administration (et non cooptée) pour une durée de 4 ans renouvelable 3 fois. Elle s'est entourée d'une équipe solide et bien soudée, soucieuse de l'épauler au mieux dans sa tâche.
A elle incombe la mission de représenter l'Association dans le département. Son rôle est d'informer, de faire le lien entre le Conseil d'Administration et les adhérentes, de motiver et faire participer à la vie de l'association, enfin de propager l'art du patchwork.
Elle dispose d'un outil indispensable pour l'aider : le JDD (Journal des Déléguées). Elle participe chaque année au Week-end de formation des déléguées qui se déroule dans une ville différente. Et elle est en contact permanent avec les autres délégations par l'intermédiaire du forum des déléguées.
Elle réunit le bureau une fois par mois afin de préparer les journées de l'amitié, les salons, concours et expositions, le bulletin de liaison et la mise à jour du site.
Et davantage si nécessaire …

 

LA SECRETAIRE

La mission de la secrétaire est plurielle.
Elle se charge du courrier, des compte-rendus de réunion, de la rédaction des articles pour la gazette ou le site, de la préparation des fiches de modèles pour les journées de l'amitié .
Elle s'occupe également de la publication, de la mise sous enveloppe, et l'envoi du journal, aidée par la secrétaire suppléante.
Lors des salons, elle aide à la préparation du stand, à la réception, à l'accrochage et à la réexpédition des patchs.
Elle peut soulager la déléguée en allant dans les clubs et les diverses manifestations pour y faire des petits reportages.
A elle incombe la préparation des badges de reconnaissance lors des journées de l'amitié, ainsi que l'accueil.

 

LA TRESORIERE

Elle gère le budget de la délégation :
Les comptes sont enregistrés sur un logiciel de comptabilité et adressés par courriel et courrier recommandé à la trésorière nationale (récapitulatif des recettes et des dépenses, bilan général) chaque semestre

 

LES AUTRES MEMBRES ACTIFS

C'est un partage des tâches :

La rédaction du journal et le site Internet

La Gazette
Les articles à paraître dans la gazette sont décidés au cours des réunions du bureau :
- Mise en forme des comptes rendus des journées de l'amitié
- Calendrier des manifestations et expositions intéressantes

- Modèle du trimestre
- Recette de cuisine …
Suivent la mise en forme et les corrections, la publication et l'envoi à tous les adhérents du département
Tous les efforts seront faits pour que ce journal paraisse entre deux " Nouvelles - Patchwork et Création Textile ", en complément de celles-ci.

 

Le site Internet
Le site, plus complet que le journal, vous permettra, en plus, de voir les reportages photo des expositions où vous n'avez pas pu vous rendre. Vous y trouverez également des liens vers d'autres sites intéressants, les adresses de nos partenaires dans le département (cette liste n'est pas exhaustive ; en effet, nous ne pouvons pas connaître tous les magasins de patchwork ou de machines à coudre du 13. Aussi, nous demandons à tous nos partenaires qui le désirent de se faire connaître afin de venir grossir cette liste). 

 

Les journées de l'amitié

La mise en forme des journées de l'amitié se fait au cours des réunions du bureau. Nous décidons également du modèle qui sera réalisé sur place par les adhérentes et nous préparons les kits. Nous partons à la recherche de salles, assez grandes pour nous accueillir toutes, et gratuites si possible. Nous les remettons en état si nécessaire …

 

Les stages et conférences

Nous avons l'intention d'organiser des conférences et des stages avec des artistes de renom, telles Odile Texier, Ina georgeta Statescu, Sophie Furbeyre, Fanny Viollet …
Un sondage sera effectué dans les semaines à venir afin de mieux vous connaître et nous orienter vers ce qui vous plaira davantage. Les emplois du temps de ces personnes étant surchargés, il faut s'y prendre très longtemps à l'avance et avoir des inscriptions effectives afin de pouvoir organiser leur hébergement.

 

Les concours

Le choix du thème est pris en accord avec le bureau. S'ensuit alors la préparation du règlement, les assurances, la convocation du jury, et l'envoi des divers courriers. Nous devons également décider des permanences et effectuer la remise de prix puis remettre la salle en état.

 

 

 

 

 

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